2006電子記録VERS

　ここにいう組織記録とは「アーカイブ」と呼ばれるもののことである。アーカイブarchive（あるいはアーカイブズarchives）には，「(1)史料，記録史料，(2)文書館（もんじょかん），(3)公文書記録管理局（こうぶんしょきろくかんりきょく），(4)[コンピュータ用語では，複数のファイルを１つにまとめたり圧縮したファイルのこと。]」という意味がある【1】。つまりコンピュータ用語としてのものを除けば，集積された記録史料とそれを保管する機関・施設という２通りの意味があるのだが，本論は，両者の関係を軸に「今まさに作られつつある組織記録も歴史的な価値を持つ」という認識のもと，「歴史的な価値を持つ組織記録は，電子ネットワーク時代を迎えた現在，どのような扱いが期待されているか」を考察する。

　ここで，先の(1)の意味のアーカイブをさらに詳しく見ておくと，「歴史的文化的価値があるので永久に保存される資料のうち，記録化されているもの」【2】とされている。これが何を意味するかというと，まさに歴史的な記録として，歴史研究あるいは自治体史編纂の重要な資料となった「もんじょ」すなわち前近代より伝来する古文書のことを意味すると考えるのが従来の見方であったといってよい。

　実際，1959（昭和34）年，わが国初の文書館として設置された山口県文書館は，1952(昭和27）年，山口県が旧萩藩主の毛利家から，藩政時代の文書である毛利家文庫を寄託されたことが，設立の重要な契機のひとつとされており，その名称も「やまぐちけんもんじょかん」とされている【3】。現在，国内の都道府県のおよそ半数あまりにはこれと同じような施設が設置されており【4】，その多くが「文書館もんじょかん」という名称を採用している。近代以前の歴史資料を保存・管理し，人々の利用に供するという機能が，こうした公的機関に期待されていたことを窺わせる。その一方で「文書館もんじょかん」ではなく「公文書館こうぶんしょかん」という名称をもつところも都道府県レベルではいくつか見ることができる。これは日本が近代国家として出発した明治以降の行政機関の記録史料を保存・管理し，人々の利用に供するという機能に力点を置いた名称だといえるが，それに加えて，明治時代のようないわば過去の「歴史的」文書だけでなく，現にいま個々の行政機関の業務遂行の中で作成されつつある文書を，後世に残すべき「歴史的」文書として管理していこうという意図をも踏まえたものだともいえる。

　このように，アーカイブには現在からは遠く隔たってしまった時代の記録すなわち古文書を扱う機関という意味【5】と，現在の行政機関が今まさに作成しつつある業務文書を扱う機関という意味とが併存しており，そのいずれに力点が置かれているかに応じて，あるいは，機関の設立がそのいずれに力点の置かれたものであるかに応じて，「文書館」という語は，「もんじょかん」と呼ばれたり，「ぶんしょかん」と呼ばれたりしているのだと考えてよいだろう。本論では，主として後者の意味での「文書」すなわち今まさに業務の遂行に応じて作成されつつある行政文書，行政機関の組織記録を中心に検討を加えていく。

　ここで重要なのは，すでに「歴史的」なものとなった記録史料と，現在の行政機関などの組織記録と，どちらに力点を置くかといった二者択一的な発想ではなく，現在進行形で生成される組織記録が，未来の世代にとっては貴重な歴史資料になるのだという認識である。

　近年，組織記録に対する関心が高まりつつある。その高まりの重要な要因のひとつとして，行政機関において作成される公文書の保存と公開に対する関心の高まりが挙げられる。わが国においてたとえばそれは，2001（平成13）年4月1日より施行された情報公開法に象徴的な現れを見ることができる。これが行政機関の説明責任に対する期待を担ったものであることは，言うまでもないだろう。「説明責任accountability」という用語が広く使われるようになって久しい。説明責任とは単に「問われたことに答える（答えなければならない）責任」というにとどまらない意味をもつ。なぜそのような判断が下されたのか，なぜそのような決定がなされたのか，公的機関が，みずからの判断や決定に関してそれを裏づけるような証拠となる記録を提示し，その記録に基づいてその判断・決定の正当性・妥当性を証明しなければならないというのが説明責任という語の意味するところであり，この意味で「挙証説明責任」と呼ばれるのがふさわしいだろう【6】。

　組織記録に対する関心の高まりのもうひとつの要因として，ここ10年ほどの間に著しく発展したインターネットに代表される電子ネットワークが，組織記録の保存・利用などに与えている影響が挙げられる。電子媒体が公文書としての証拠価値を有するかどうかという議論はすでに後景に退きつつあり，現在はむしろ，容易に複製・改変することの可能な電子文書の証拠性をいかに確保しつつ，それを電子ネットワーク上で活用していくかという議論と実践が活発に進められている。

　インターネットに象徴される電子ネットワークの発展を前提として，組織の公的な記録をどのように管理・公開し，一般の利用に供していくか。この課題に対する一つの実践例として，本論は，オーストラリアのヴィクトリア州立公文書館（Public Record Office Victoria）が推進するVERS（Victorian Electronic Records Strategy）を取りあげ，実際にPROVを訪問して実施した聴き取り調査の結果なども踏まえながら，検討を加えていく。

　まずはじめに，行政機関の作成する公文書が当の行政機関にとってのみならず，一般の市民社会にとっても貴重な意義を持つものであるという認識がわが国において広まってきた経緯を概観し，公文書の保存・利用にかかわる諸課題を整理する。次に電子文書の普及が証拠能力を持つべき公文書の管理業務に対しどのような問題を課したかについて整理する。以上の整理を踏まえ，VERSについてその概要を確認したうえで，この取り組みがもつ意義について検討を加えていくことにする。

【4】和歌山県では，和歌山市内にある「きのくに志學館」の中に県立図書館とともに和歌山県立文書館が設置されている。また，各都道府県にどのような機関・施設が設置されているかを知るには，全史料協（全国歴史資料保存利用機関連絡協議会）のウェブサイトに置かれている「機関会員」ページ【http://www.jsai.jp/kikan/index.html】が便利である。

【6】筆者は組織記録とは別の領域，すなわち歴史的な視覚資料である高野山古地図をデジタルデータ化し，それを教育研究に活用するという活動にも取り組んでいるが，この領域においても，こうした絵図類が領地の境界線に関する係争に決着をつけるための「証文」として機能した場合のあることが知られている。[山陰, 2002: 41-44]を参照。

第一条　この法律は，国民主権の理念にのっとり，行政文書の開示を請求する権利につき定めること等により，行政機関の保有する情報の一層の公開を図り，もって政府の有するその諸活動を国民に説明する責務が全うされるようにするとともに，国民の的確な理解と批判の下にある公正で民主的な行政の推進に資することを目的とする。

　この条文にある「政府の有するその諸活動を国民に説明する責務が全うされるようにする」という部分が，いわゆる「説明責任」を意識したものであることは容易に想像されるが，すでに見たように，この「説明責任」が求めているのは，「諸活動」の内容説明のみではない。「説明責任」という考え方によって求められているのは，単に「何をしているか」に関する情報だけでなく，「何故それをしているか」に関する情報を公開することであり，「それをしていることの根拠」を，公的な活動の中で作成された記録というかたちで示すことである。

　1989年に出版され，翌1990年に日本語訳の出された『日本／権力構造の謎』の著者として知られ，時にリヴィジョニストというレッテルを貼られることもあるカレル・ヴァン・ウォルフレンは，説明責任accountabilityという考え方をわが国に定着させた一人として知られている。この書物から数年たって日本の読者を念頭に著した『人間を幸福にしない日本というシステム』の中で彼は，市民社会における「責任」概念を「責任responsibility」と「説明する責任accoutability」とに区別することで，みずからの取りあげる「問題」の輪郭を明らかにしようとしている。

　両者にはどのような特徴があり，どのように異なるのか。それをウォルフレンの議論に即してみておこう。まず「責任responsibility」については「リスポンシビリティを意識する，というのは，自分の判断や行動が重大な結果を生む，だから軽々には扱えない，と自覚していること」【8】であり，「説明責任accountability」については「自分の判断や行動を，社会に対して説明する義務である」と簡潔に示したうえで，彼は両者を次のように対比している。「リスポンシビリティの自覚は個人の問題であり，みずからの意志でそれを引き受け，自分の性格の一部にできる。一方，アカウンタビリティのほうは，組織に関わる問題だ。統治組織のなかに組み込まれ，そこで働く人々に，その仕事内容とその役割に応じて，要求されるべきものだ」【9】。

　以上をまとめて次のようにいうことができるだろう。「責任responsibility」とは，個々の機関で業務を遂行する個々のスタッフが，それぞれにいかなる責任感をもっているかという，いわば個人の内面における「心構え」や「自負」を問題にする概念である。それに対して「説明責任accountability」とは，そうした機関内の各部署が，みずからの管轄する諸問題に対してどのような判断材料をもとにしてどのような判断を下し，実行に移したかということについて，それを証明する具体的な記録を提示しながら説明することを意味する概念である。つまり前者が個人の内面的なあり方を問題にするものであり，後者は，機関がその機関の活動に利害関係を有する外部に対して負うべき制度的な責任であるということができる。これが行政機関であれば，それに利害関係を有する「外部」とは，すなわち行政に公的サービスを委託している市民であるということができる【10】。

　本書におけるウォルフレンの目的のひとつは「日本に民主主義を根づかせるには何が必要か」を提示することであり，このように区別される「責任」概念の対比も，「日本の政治や行政を担っている責任者たちには，『責任responsibility』に関する姿勢は十分でも『説明責任accountability』が欠けている」という議論を進めていくための予備的な考察として示されている。国政に携わる政治家や官僚といった人々の人間としての気構えをではなく，日本の国政運営のしくみというシステムとしての問題をこそ俎上に載せるという視点から，このような対比が出されているのだ。こうした対比をもとに，この先「民をコントロールするのが官僚の基本的任務であるなら，その官僚をコントロールするシステムはどうすれば得られるか」【11】という課題を，現代日本の政治状況に即して検討するという作業が進められるのだが，「責任」概念の「責任responsibility」と「説明責任accountability」とへの区別については以上の整理で十分だろう。

　ここで重要とされるのは，任務に取り組む個々のスタッフの主観的な責任感や心構えではなく，業務の遂行状況や決定事項に関し，要所要所で利害関係者に説明が共有されることである。何がなされる／なされたのか，そしてそれは何故なのか，これらに関して十分な証拠の開示とともに説明の行なわれることが制度として保証されること，これである。専門家によるパターナリズムに批判が集まり，それによって「素人が専門家に説明を求める権利」が重視されるようになったという経緯に関していえば，たとえば医療の分野でインフォームド・コンセント，あるいは利用者自身の選択する生き方を尊重するＱＯＬ【12】に対する認識が高まってきたりしたこととも軌を一にしているということができる。

　行政機関はいずれも，それぞれの所管する分野における専門家集団であり，それゆえその集団が最善を尽くしているのならば素人に過ぎない一般市民が口を出す余地はないはずで，むしろ事態をよくわかっていない素人が下手に口出しをすれば，かえって専門家の仕事を滞らせることにもつながりかねないということにもなるが，そのような「理想論」を覆す出来事は枚挙にいとまがない【13】。どのようなことであれ，一般市民が説明を求めていくことそれ自体が，専門家の暴走を牽制するブレーキの役割を果たすのだ。

　以上のような観点に立つとき，行政機関の作成した公文書が「証拠」としての重要性をもつことを，近年のわが国において最も印象的に示したのは，10年近く前に大きく報道されていた薬害エイズ事件に関連して起きた出来事だといえるだろう。それまで「ない」とされていた厚生省（当時）の内部文書が厚生大臣の指示のもと職員の再捜索によって「発見」され，それが事件の趨勢を大きく左右するものとなったのである【14】。

　前後の経緯について簡単に見ておくことにしよう。1989（平成元）年5月に大阪で，10月に東京でHIV訴訟が提訴されて薬害エイズ事件にかかわる原因および責任の追及が本格的になった。そのさい国すなわち厚生省に責任があるかどうかに関連して重要な争点のひとつとなったのは，血友病患者の利用する血液製剤に関する扱いであった。エイズが輸血を通じて感染する可能性をもち，加熱処理していない非加熱製剤を血友病患者に提供しつづけることには問題があると認識したのはどの時点でのことだったのか，またそのような認識に達していたとすればその時点で非加熱製剤の処遇についてどのような判断が下されていたのか。これが，事件に対する厚生省の責任の有無を確定するうえで重要なポイントのひとつとなった。当時の厚生省でこの問題に対応すべく設置されていたエイズ研究班に関する記録があれば，それついて確かなことが判明すると期待され，関係者からはその開示が強く求められていたが，当の厚生省は，当時ですでに10年あまりも前という「古い資料」でもあり，その存在が確認できないとしていた。それが1996年1月に省内の再捜索により「発見」され，翌月には従来の主張から一転，厚生大臣が国の責任を認め，厚生省庁舎内で大勢の原告らを前に謝罪したのである。

　以上をまとめると次のようになるだろう。国民のために働く（サービスを提供する）のが国の行政の仕事だとして，行政に求められるのは，「これは国民のためになる」と判断することだけでなく，それに関する説明を提供したうえで「たしかにそれは私たちのためになる」という合意を国民から得ながら事を運ばなければならないというのが，「説明責任accountability」の意味するところである。そしてアーカイブは，政府機関のみならず，市民社会において活動する多様な組織がみずからに求められる説明責任を果たすために欠くことのできない「説明のための証拠」を確保しておくという意味で，その重要な要素として位置づけられるのだ【15】。

【7】「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」平成11年5月14日法律第42号。施行は2001（平成13）年4月1日より。もっとも事態はそれほど単純ではない。制定から施行までのあいだ，いわば「駆けこみ」的に行政文書の処分がなされた，なされつつあるといった指摘は様々な場面でなされていた。

【10】組織とそれに利害をもつ外部については，従来にない重層的な関係が指摘されるようになりつつある。たとえばＮＰＯを論じる際よく用いられる「ステークホルダー」という概念がそうだし，また一般には利潤を追求する組織と見なされる私企業についても，その「社会的責任」というものについての言及がなされ，しかもそれを単なる道義的な面からではなく，企業のイメージを高めそれによって利潤の追求に資するという面からの言及がなされつつある。

【15】ここであえて不穏当な方向に議論を進めるとすれば，次のような事態も理念的には可能である。ウォルフレンにおける民主政治の制度のデザインは，行政に説明責任を果たさせること，主権者たる国民が選挙で選んだ政治家（国会議員）にその意志を集約し，これを行政に反映させること，このふたつを重要なポイントとしている。これを愚直にとるなら「そのような判断を下した行政を追認する議員を国民が選挙で選んだ場合，行政の判断は国民から一定の評価を得たことになる」という見方も成立する。つまり「私たちは，あなた方が選挙で選んだ議員たちに対し，この問題について十分に説明を提供し，それを受けて議員たちによって下された判断に基づいて，この問題への対処を進めてきた。この意味で，私たちは説明責任を十分に果たしており，結果に対する責任は議員の選出を媒介として，あなた方自身にある」という正当化の議論を，批判の矢面にたたされた行政の側に許容するものだということも可能になるということだ。薬害エイズ事件においては「発見」された行政の判断根拠を示す組織記録が行政の非を示すものだったが「説明責任」は記録の開示に関する責任であり，開示された証拠をもとに行政の判断の当否を判断するという作業は開示を受けた側に課されてくるということも今後は十分にありうるだろう。

　本論の冒頭で組織記録をアーカイブと呼び，ここまではそれに沿って検討を進めてきたが，厳密にいえば組織記録とアーカイブは，完全に同じものを意味するわけではない。アーカイブは確かに組織記録がもとになってはいるが，組織の記録のすべてがアーカイブになるわけではない。組織で作られた記録のすべてがアーカイブとして永久保存されるわけではない。これは保存スペースの問題など，物理的な理由からみても明らかだろう。しかしそれだけでなく，組織記録のすべてが必ずしもアーカイブとなっているわけではないということには，その記録の「利用」に関して，異なる位置づけを与える基準が存在するという事情がある。この基準に従って，組織記録の一方は「レコード」と，もう一方は「アーカイブ」と呼ばれることが多い【16】。それは「当該記録が現に利用されている（現用である）かどうか」という基準である。この節ではこれについて簡単に整理しておきたい。

　組織が記録をとるのはなぜかというと，業務遂行上の必要があるからだ。課題に対する決定内容，業務の進捗状況，さらにはメンバー個人の備忘録的なメモのたぐいまで，それをとっておくことで業務がよりよく進む，それがないと業務の進捗に支障をきたすといった理由から記録は作成され，保存される。そして，ひとつの課題について複数の個人，複数の下部組織によって対処するのが組織なのだとすれば，その課題を処理していく業務遂行の要所要所で関係する個人・下部組織の間で進捗状況をはじめとしてそれに関する情報を共有しておかなければ組織としてまとまった業務遂行を維持することは不可能である。行政機関に限らずとも，企業をはじめとする多くの業務現場で「申し送り」という習慣があるのは，「そのことについて，それに直接対応した者が知っているだけでは組織としての仕事がまわっていかない」ということがたしかに認識されているからであろう【17】。

　組織の活動が複数の人間，というよりも大勢の人間によって担われるものであり【18】，個々の組織成員の組織に対するイメージは，組織内部で配置されたポジションになどによっても異なるのだから，そうした個々のメンバーの組織イメージをすりあわせて標準化し，業務遂行における齟齬の可能性を減らすためにも，記録のもつ意味は重いといわなければならない。

　このように組織記録には，いま現に進行中の業務に関わって，その遂行の過程で作成される記録というものがあり，これは組織活動の内容を事後的に説明するという先にみたアーカイブとは異なる目的を持つものということができる。組織の内部で，当該業務の遂行に効率性や安定性をもたらすためには，業務プロセスの中で作成される記録類が適切に保存・管理され，必要に応じて参照できるようにしておく必要がある。これに対応するのが「現用記録」と呼ばれるもので，永久保存と一般公開を念頭に置いたアーカイブとは異なる管理が求められる。この視点に基づいた記録の管理は通常「記録管理records management」と呼ばれるが，それは「組織体における記録の作成，保管，利用，最終処置を効率性や全体的な観点から制御するためのマネージメントの１分野。レコードマネジメント」【19】と説明される。業務に関わって作成された記録類は適切に分類・保管されて業務遂行の過程で参照され，業務上の必要を終えれば相応の最終処置を受ける。この「最終処置」の段階で「歴史的文化的価値があるので永久に保存される」べきだと判断されれば，それらの記録類はアーカイブとしての扱いを受け，現場での利用が終了したあとも保存・管理されるのである。

　以上をまとめると次のようになるだろう。組織記録はまずもって当該組織がその活動を効率性と確実性とをもって遂行するための拠り所として，つまり「レコード」として作成・分類・保管される。そして「レコード」としての役目を終えた記録は，歴史的に重要な意味をもつと判断されれば「アーカイブ」として永久保存されるのである。これに対応して記録がどこに保管されるかということも通常は決まってくる。現用の間は業務遂行上の必要があるのだから当然それらの記録は現場に保管される。そして現用を終えればアーカイブ（潜在的な）として別の場所に移管され，そこで一定の選別を受けたのち公開に向けた準備にはいる【20】。

　業務の現場における作成，利用から，選別による廃棄またはアーカイブとしての永久保存まで，記録のたどる過程は記録のライフサイクルと呼ばれる。もう少し詳しく見ておくと，ライフサイクルとは「記録の発生や収受からその最終処置までの全期間のこと[現用記録，半現用記録を経て，非現用記録となり，選別されて文書館へ入り，あるいは廃棄されるに至るというサイクル]」【21】のように説明されるものである。実際に業務を遂行している時点ではこまごましたメモのたぐいまでが重要なことも多いが，業務が完結すればそれらの多くは不要となるだろう。一般に残されるのは，業務の開始（起案）から完結までの間でポイントとなるような重要な決定に関わる記録や，完結した業務についての総括的な報告などが中心になると見てよい。業務の中で作成され利用された記録類は，業務の完結とともに，その業務の全体像を把握するに十分な記録を残して現場から廃棄されるのが通常である。このサイクルを考えるにあたって重要となってくるのがリテンションスケジュール（レコード・リテンションスケジュール）という考え方だ。それは次のようなものである【22】。

　端的な言葉で表しますと，レコード・リテンションスケジュールとは，廃棄予定日が設定されたレコードリストです。このスケジュールは，しばしばレコード・スケジュールとか，処分スケジュールとか，保存および処分スケジュールといわれます。これらは同義語です。

　このように，業務の中で作成され利用された記録類は，その価値の軽重に応じて一定期間保管されたのち廃棄されたり永久保存の扱いを受けたりする。最終的に永久保存されるか廃棄されるかという評価以前に，多くのばあい記録類はその価値に応じて1年，5年，10年，30年といった保存期間を経過し，永久保存となった場合さらに一定の閉鎖期間を経て一般への公開が開始される。それぞれの記録にどのていどの保存価値を付与して何年保存するかというのが記録の評価選別に関わる重要な問題となるが，ここでは深く立ち入らない【23】。ただし気をつけなければならないのは永久保存になる前の記録類について，保存期間が長くなればなるほど，その価値を事後的に評価することが困難になってくるという点である。

　記録史料に関して重要な要素としてあげられるものに「ふたつのＣ」がある。これはコンテンツcontentとコンテクストcontextを表す。記録を把握するためには「それに何が記載されているか」という内容contentと，「それがどのような活動のなかで作られたものか」という文脈contextが明確にされる必要がある。そして保存期間の長いものであるほど，それがどのような文脈の中で作成されたものかを知ることが困難になる。それに関わりそれと前後して作成された他の記録類で，保存期間がそれより短いものはすでにあらかた廃棄処分になっていて，前後の関係を確かめようにもそのための手がかりがない，という事態が十分にありうるからだ【24】。その記録が全体のなかでどのような位置を占めるかを把握できなければ，記録そのものの評価も困難になる。この点についてはあとで再度検討することになるだろう。

　以上をまとめると次のようになるだろう。組織記録は，業務中に作成され利用される間は「レコード」として扱われ，業務が完結したのち一定の評価選別を経て永久保存の扱いを受けるものが「アーカイブ」となる。現場での作成・利用から最終処置までを記録のライフサイクルと呼び，個々の記録についてどのような処置をするかを定めるのがリテンションスケジュールである。

【16】このような区分に対応するようなかたちで，記録管理学会【http://wwwsoc.nii.ac.jp/rmsj/】と日本アーカイブズ学会【http://www.jsas.info/】がわが国では活発な活動を続けている。ただしその対応はゆるやかなものと見受けられる。またこのような区分とは別に，どのような組織の記録を対象とするかによって企業史料協議会【http://www.baa.gr.jp/】や全国大学史資料協議会なども活動している。また歴史資料・行政文書を扱う文書館等，公的機関の連合体である全史料協も存在する。この中で大学のアーカイブを考える場合には，(1)大学それ自体の運営に関わる組織記録と，(2)大学の研究者（教員）が研究活動の過程で蓄積した資料類との両方を視野に入れる必要がある（以上のうち大学アーカイブに関する認識は国立国語研究所・森本祥子氏のご教示による）。

【17】組織の規模が大きくなればなるほど，記録だけでなくその業務に携わった個人の記憶も重要になってくる。この点を踏まえ，たとえば国政レベルで仕事をした人々を対象にして，必ずしもフォーマルな記録には現れない事象をあぶり出していこうというオーラル・ヒストリーの有効性が認識され，取り組みが盛んになっている。詳細については［御厨，2002］を参照されたい。

【20】ただし，これが現状では理念的なモデルにすぎないことには注意が必要である。行政機関を例にとれば，市町村の再編，いわゆる「平成の大合併」において旧自治体の記録や文書が散逸したり処分されたりしてしまうという懸念は全史料協をはじめとして，記録史料に関わる学協会など諸団体によってかねてより表明されていた。

　組織は業務遂行の過程で記録を作成し利用する。業務が完結し現場での必要がなくなれば，そのライフサイクルの最終段階でリテンションスケジュールにしたがって選別評価を受け，一定の閉鎖期間ののちにはアーカイブとして広く公開・利用に供される。組織にとってアーカイブは，みずからの取り組みの記録でありそれ自体ひとつの貴重な財産であり，またその組織の活動に利害関係や関心を持つ外部の者に対しては，説明責任を果たすための重要な証拠である。前節までの検討を踏まえ，組織記録の保存・管理の意義については以上のようにまとめることができるだろう。

　組織は，したがって，みずからの活動の記録をその活動において活用すべき知的資産【25】としてだけでなく，外部に対する説明責任を確保するためにも的確に保存・管理しておくことが重要であり，それを保証するために作成・現用段階から廃棄・永久保存まで一貫した，適切な記録管理のシステムが必要となるのである【26】。以上の知見を踏まえ，VERSのもつ意義についてその概要を見ながら検討していくことにする。

　ここまで，組織記録が組織活動においてもつ意義をまとめ，そのために必要となる考え方について整理してきた。これに加えてさらに，ここ10年の間で急速に進展した文書の電子化およびそれと並行するように普及してきた電子ネットワーク化を考慮に入れたうえで，これからの組織記録はその管理体制が構築されなければならない【27】。これは単に「最近はパソコンで文書を作ることが多いから」といった作成上の理由だけにとどまらない。

　組織において記録が適切に管理されなければならないのは，内部利用のためだけではなく外部に対する説明責任を確保するためでもあった。この説明責任に関わって，電子記録の扱いが重要となる。どのような組織であれ，ネットワーク上つまりインターネット空間に開設されたウェブサイト上で種々の情報を開示していくという対応が，情報公開の主要な方向性として定着しつつあるからだ。電子ベースで作成された記録類を確実に保存し，廃棄・公開といった最終段階まで適切に管理しておくことが，今後ますます重要になってこよう。加えて，電子記録においては挙証説明責任における「証拠」としての記録の真正性が問題となる。

　紙ベースの記録が業務の基本となっていれば，たとえば（もちろん偽造の可能性を皆無にすることはできないにせよ）その書類に担当者が捺印・署名することによって書類の真正性を保証することが通常である。したがってパソコンで記録が作られるようになった現在でも，それをプリントアウトして捺印などすることで書類の真正性を確保するといった方式のとられることは多い。しかしこれでは基本的に電子記録そのものを管理しているということにはならない。電子記録を管理するとは，作成にはじまり廃棄やアーカイブ化まで，記録のライフサイクル全体を電子環境のなかで包括的に管理することでなければならない。捺印や署名のために文書がプリントアウトされるのであれば，それはすでに電子記録とはいえないからだ。とはいえ，たとえばパソコン上のワープロソフトで作られた文書・記録類は，そのままメールの添付ファイルなどで電子データとして配布したさい配布先（のパソコン）に作成で用いられたのと同じワープロソフトがあれば自由に改変したうえで再配布が可能である。同じ日付，発信者名，タイトルをもつにもかかわらず，内容の異なる文書がいくつも存在し，お互いに「真正性」を主張し合うといったことも十分に想定されうる。これでは組織活動を下支えする記録とは到底なりえない。こうした問題にも対処しつつ電子環境における電子記録の包括的な管理をめざしたのがVERSである。

　図１はヴィクトリア州政府【30】における記録管理の概念図である。全体が大きく州政府，公文書館（PROV），政府／一般市民と三区分され，記録の流れが相互に関連づけられている。記録は政府内の各機関によって作成され，利用／管理され，現用段階を終えると公文書館に移管される。そして公文書館は移管された記録を蓄積・管理し，求めに応じて政府スタッフや一般市民に対し，検索や閲覧／複写といったサービスを提供する。

　州政府で作成される電子記録【31】はこうした流れをたどって最終的な処置（廃棄または永久保存）を受けることになるが，これを一貫してコントロールするのがVERSである。「一貫したコントロール」とは何を意味するのか，これをここで確認しておく必要がある。

　前節において組織記録には，業務遂行に必要とされる「現用（レコード）」の段階と業務完結後の「非現用（アーカイブ）」の段階とに大きく分けられることをみたが，現用終了から公開までの閉鎖期間を除外すると，これらの記録は現用段階では個別機関で，非現用段階では文書管理機関で管理される。この点については次節でまとめることになるが，現用段階から非現用段階まで，記録を一貫してコントロールするための工夫がVERSにはなされている。

　図２は，州政府において作成された電子記録を適切に管理・保存すべく策定されたVERSが，実際にどのような条件下で生み出されたものかを端的に示している。左上，1973年制定の公的記録法Public Records Act 1973に始まって保健記録法Health Records Act 2001まで，必ずしも継時的にではないが，ひとつをのぞき時計まわりに行政機関の公的記録に関する法律が並べられている。これらのいずれにおいても，行政機関の作成する業務文書に法的な証拠性・真正性を担保するための条件が盛りこまれているという。つまりは行政がみずから業務の過程で作成した組織記録によって「挙証説明責任」を果たすためには，記録にどのような条件が整っていなければならないかを指定しているのである。こうした法的拘束に加えて図２の右下の条件，これは端的にいってコンピュータおよび電子ネットワークの分野での急速な技術革新（電子的に文書を作成し，やりとりする機会の増大）をさすものだが，これらの条件によって州政府活動の全体を通じ標準的な文書管理の方法を，しかも電子的環境を前提として確立しなければならないという必要に迫られることとなったのである。

　行政の縦割りに関する弊害は一般にもしばしば指摘されるが，ヴィクトリア州政府も例外ではない。それぞれの機関にはそれぞれに固有の「やり方」というものが定着しており，文書の扱い方もその一部をなす。それを標準化（見方によっては画一化）していくことは，たとえ法的な拘束が後押しとしてあったとしても容易なことではない。州立公文書館にとって幸運だったのは，1973年の公的記録法が公文書館に文書管理に関する包括的な権限を付与していたことである。急速な電子化の始まる20年ほど前から公文書館は州政府全体の文書管理を，進展する電子化を視野に入れつつ準備することができていたといってよい。それゆえ電子的な環境において行政組織の記録を現用段階から非現用段階まで包括的に管理するための方策が早い時期から練られていた。

　VERSはそのミッションとして「ヴィクトリア州政府において，VERSに関し理解と効果的な適用とを推進すること─そしてさらに，正確で信頼できる確実な電子記録をもたらすこと，オープンで説明責任を果たしうる政府を支えること，電子遺産を保存すること」【32】を掲げている。この取り組みは1995年に州政府および公文書館関係者，外部の国立の研究機関およびコンサルタント企業から集められたメンバーによるプロジェクトチームの発足から始まった。このチームは翌年には100ページを超える報告書"Keeping Electronic Records Forever"を発表し，この内容が基礎となって具体的な作業項目が構築されていったのである。その過程で1999年にはVERSの定める電子記録の標準が公開され，その後いくつかの州政府機関でその実証実験的な採用が始まり，現在は州政府全体へとVERS標準の適用を進めている段階にある。

【26】法人格を認められる団体についても，近年こうしたことへの配慮の要求が高まっている。1998（平成10）年に制定されたＮＰＯ法（特定非営利活動促進法（平成１０年法律第７号））は，ＮＰＯ法人の活動の透明性を確保するため，事業報告書，財産目録，貸借対照表，収支決算書などの保存と閲覧請求への対応が義務づけられている。こうした方向性はNPOに限らずいかなる法人や組織においても，これから強まることはあっても弱まることはないだろう。

　ワープロ文書をはじめとしてパソコン上で作成された記録は，すでにみたように同じアプリケーションソフトがあれば別のパソコン上でいくらでも複製・改変が可能である。これが電子文書に真正性を確保するために重要なポイントになる。こうした問題を含め，ヴィクトリア州政府諸機関の現場での作成／利用からライフサイクル最終段階での廃棄／アーカイブとしての永久保存まで，包括的な標準化をめざしたのがPROS 99/007(Public Record Office Standard 99/007)と呼ばれる標準である【33】。VERSの中核をなすということから，これはすでにVERS標準VERS Standardと呼ばれている。

　組織記録にはすでにみたように内容contentだけでなく作成された文脈contextに関する情報が不可欠である。この文脈に関する（いつ，どこで，どのように，誰によって作成されたかといった）情報は（記録の内容そのもの＝データとは別に）メタ・データと呼ばれる。VERSにおいて記録を保存するとは，データとメタ・データをセットにして保存することである。詳細は省かざるをえないが，メタ・データはXMLフォーマットによって記録される。XML(eXtensible Markup Language)は，指定した項目（時，場所，作成者，あて先など）をそれぞれを切り分けたデータとして格納できるため，後日の検索を容易にする。ちょうどOPACなどウェブ上の図書検索において著者名，書名などが検索のキーワードになるのと同じようなしくみである。これは業務現場での書類検索のみならず，アーカイブとなったあとの利用者の検索にもそのまま流用することが可能である。さらにもともとのデータ（記録や図版）は，BASE64という汎用性のあるデータ変換によってコード化され，そこから復元できるようにしている。

　以上の３要素を備えた電子記録はVEO(VERS Encapsulated Object)と呼ばれる。直訳すれば「カプセル化されたVERSオブジェクト」となるが，「オブジェクト」が通常アプリケーションによって作成されるデータ（文書）の集積をさす場合も多いことから「VERS準拠の電子記録パッケージ」のように訳した方が日本語としては通りはいいかもしれない。それを概念化して表現したものが図３である。

　図の上部，First Document in Recordを見てみよう。左端にDocument Metadataがあり，その右にはPDF Representation of Documentを含む1st Encoding of Documentと，Word Representation of Documentを含む2nd Encoding of Documentが並んでいる。これはつまり，もともとMicrosoft Wordで作成された記録（業務上の文書）がPDFに変換され，その両方が付属のメタ・データとともにパッケージ（カプセル化）されていることを表している。もともと作成されたWordの文書ではなく，それが変換されたPDF文書が1st Encoding Documentであるのは，アプリケーションに左右されない汎用性の高い記録が優先されるという考え方の反映である。

　同様にSecond Document in Recordを見てみよう。こちらはTIFF Representation fo Documentとそのメタ・データのみがパッケージされている。TIFFは画像データだから，画像作成・処理のためのアプリケーションソフトであれば，作成後の保存段階で保存形式にTIFFを選択することが可能である。何かの業務に関する図面と文字記録のセットだろう。

　これらFirstおよびSecondふたつのDocument in Recordを電子的に覆うのが，Record Metadataであり，Digital Signatureである。ヴィクトリア州立公文書館が標準とする公的記録は，単に記録の内容だけでなく，以上のような文脈に関するメタ・データ，電子署名などをひとつのパッケージとして構成される。ひとつつけ加えるなら行政プランが稟議の過程で，あるいは何らかの事情で改変されるというのはよくあることだ。このような場合にはもとの記録はそのままに，それを部分的に改編した記録をさらにパッケージする。その際にはもちろん「いつ，どこで，どのように，誰によってもとの記録がこのように改変されたか」を示すメタ・データも付加される。こうやってもともとの記録が業務プロセスのなかで改変されていった場合，改変前のものをそのまま残し，改変後のものをそこに順次つけ足していくというしくみがVERSには備わっており，これはonioningと呼ばれる。ちょうと玉ねぎのように，新たな情報が外に付加されていくというイメージがあるからだろう。

　VERSの記録管理のしくみについて，ここまでごく主要な部分を見てきた。作成時点でどのようなアプリケーションが使われたにせよ，公的な記録として保存する場合には汎用性の高いフォーマットに変換すること，作成の文脈に関わるメタ・データとセットにしてパッケージ化し，電子署名で「封印」することによって記録としての真正性・証拠性を確保すること。業務の現場における作成のはじめからこのような形式をとることにより，現用段階から非現用段階にいたるまで，適切なメタ・データの付与によって記録の評価・選別も容易となる。

　さらに注目しておかなければならないのは，こうしたしくみが現場での負担を極力軽減するようなかたちで設計されていることである。たしかに業務記録は，「申し送り」をはじめとする組織内意思疎通のためにも必要なのだから，ごく個人的な備忘録のようなものでは役に立たず，一定の情報や書式を整えることは重要である。しかし，そうした配慮はあくまで業務の円滑な遂行を目的とするのであって，現用段階で後日のアーイカイブ化までを視野に入れた記録作成がなされることはそれほど多くない。一つひとつを厳密にやろうとすれば，それこそ業務そのものの停滞を招くことにもなりかねない。

　電子環境の成立以前，現場で作成された記録の価値を評価する作業が困難とされたのは，記録を移管された文書館側で，その記録のもつ内容・文脈両面における価値を判断するための材料が十分ととのっていない場合もあったという側面が大きいだろう。文書館のスタッフ（アーキビスト）という現場の業務にかかわっていない者が，どこまで的確にそれを判断できるかは，しばしば問題とされているようだ。

　こうした点に関し，作成の文脈に関わるメタ・データの付与を組み込んだVERSのシステムは大きな有効性をもつと考えられる。しかもこれが，通常の文書作成のルーチン作業のなかに組み込まれている点が重要である。通常ワープロソフトで作成した文書を保存するには「名前を付けて保存」「上書保存」のような操作をするが，VERSではその操作の中で作成部署，作成者氏名，業務名などを画面に表示されるメニューから選択して入力するようになっている。イメージとしては上記のふたつの保存方法に加え「VEOとして保存」というメニューが一般のワープロ・表計算等のアプリケーションソフト上にツールボタンとして追加され，それをクリックしてあとはメニューにしたがって必要事項を選んでいけば，それで自動的にVERSに準拠した電子記録が保存されるといった作業の流れになっている。いちいち文書ごとに印刷からPDF文書の生成を指示しなくとも，このルーチンの中でもとのアプリケーションで作成された記録とそのPDF化された記録とがパッケージとしてVEO化されるというしくみである。

　後日の保管や分類までを念頭に置きながら記録を作成しなければならない場合に業務現場のスタッフにかかる負担を，VERSはこのようにして軽減している。実際これを使い慣れた現場のスタッフは，州政府の標準に厳密に準拠した公的記録を作成しながら，業務を進め（させられ）ているという感覚をほとんど持たずにすむようになるという。VERS推進の担当者の一人は，この工夫が現場でVERSが受け入れられやすくなった理由のひとつであると述べる。

　記録管理を適切に行なうには，記録管理の重要性を業務に携わるスタッフの全員に浸透させなければならないと通常は考えるものだが，VERSはそれとは異なる方向で，つまり「従来とは少々違うが，今後はこういう操作で文書を作成・保存してほしい。これまでと劇的に異なるわけではないからすぐに慣れる」と要請する方向でこれをめざしたのだといえる。現場スタッフにしてみれば「いわれたとおりに操作法を少し替えただけで，それで実際どのようなことがシステム内部に生じているのか，具体的なところはわからない。しかし，保存後にあらためて呼び出した記録は保証されたとおり適切な管理のもとに保存されているようだ」というような感覚で作業が受け入れられているようだ。

　以上は要するに記録保存・管理のシステムを車の運転にたとえて「しくみがわからなくても，きちんと利用できればよいということか」という問に対して「その通りである。そしてオートマチックな部分が増えるほど有効性は高まるだろう」という返答を得たということだ。

　記録管理はここまで何度か繰り返して見てきたように，適切に作成・管理されることが現場での業務においても後日の説明責任確保のためにも重要である。しかし，それが現場の業務にブレーキをかけるようなものとなっては本末転倒だということにも注意を払わなければならない。この意味でVERSは，「現場で何をやっているか，具体的なところははっきりしない」状態で移管されてきた文書と対峙しつつ評価選別を行なうという従来ありがちだったアーカイブの記録管理に替えて，「現場の業務内容に踏みこんであらかじめ文書管理の方針を定める」という方式の電子環境における実現をめざすものなのだ【36】。

【33】このPROS 99/007はあくまでヴィクトリア州というオーストラリアの一州政府内部での公的記録標準であるが，もちろん近年わが国でも取りざたされることの多くなってきているISOの影響も大きい。むしろ[斎藤, 2005]によれば，この2001年に制定されたISO－15489「記録管理」の場合は，すでに1996年に国家標準AS－4390「記録管理」を制定していたオーストラリアのイニシアティブによって定められたという経緯があり，自国の国内標準を国際標準にするという国家戦略との関連をも窺わせるものである。

　組織記録を適切かつ確実に保存・管理することは，業務遂行の現場で利用・参照される現用段階においても，説明責任の拠り所あるいは歴史的な興味の対象として利用・閲覧される非現用段階においても，いずれの場合にも重要であること。本論ではまずこれを確認した。ただしその重要なことを組織のしくみとして確保することはそれほど容易ではないこと，その理由は現用段階を終えて完結し移管された記録について，現場に直接携わらないスタッフがその価値を評価し選別することには困難が伴う一方，非現用になってからの評価選別を念頭に文脈に関するメタ・データも含めて十全な記録を作成し管理することは，業務遂行の現場にはしばしば大きな負担となるからであること。本論が次に確認したのはこれである。こうした認識を踏まえ，さらには近年著しい発展を見た電子ネットワーク環境での組織記録作成をも視野に入れて，オーストラリア・ヴィクトリア州立公文書館の推進するVERS(Victorian Electronic Records Strategy)のもつ意義を検討した。主要な部分を確認したにとどまるが，しくみとしてはかなり有望なものであるということが理解された。

　VERSは，ひとつには歴史的記録の適切な管理・公開という必要に迫られ，それに応じるべく構築されたものであるが，単なるアイデアではなく組織の現場で利用されることを期待されてのものであるから，今後さらにそれが実用に堪えるものであるかどうか，組織文化が必ずしもオーストラリア（そしてオーストラリアが流れを汲んでいると思われるイギリス流の記録管理スタイル）と同一とはいえないだろうわが国の組織においても利用可能なものであるかどうか，検討される必要があるだろう。

　また思想的な背景として，オーストラリアのアーカイブやレコード・マネジメント（記録管理）には，レコード・コンティニュアムRecords Continuumという考え方があり，この考え方はイギリスの社会学者アンソニー・ギデンズの構造化理論The structuration theoryに着想を得ているという【37】。これについては今回の訪問調査までにはその重要性が理解されておらず，それゆえ予備的調査も不十分だったため，機会をあらためて検討しておく必要がある。記録の作成・保管も含め，組織の運営がどの程度こうした理論・思想に左右されるかはまだ判然としない部分もあり，場合によっては記録の扱い方から踏み出して組織運営のあり方にまで検討領域を広げなければならないかもしれない。他日を期したい。

【37】[安藤, 2003]による。なお，この考え方の主唱者の一人Frank Upward氏（モナシュ大学）によれば，Anthony Giddens "The Constitution of Society"に示されているstructuration theory およびtime-space distanciationという概念は，レコード・コンティニュアムの着想に重要な示唆を与えたという。

　PROV訪問にあたっては館長のJustine Heazlewood氏をはじめ，レクチャーや館内見学などで多くの職員の方々にお世話になった。特にProgram DirectorのHoward Quenault氏には，訪問前後の電子メールによる質問にも，多忙な時間を割いて答えていただいた。またモナシュ大学教授のFrank Upward氏はレコードコンティニュアムのアイデアに関して初歩的な質問に答えて下さっただけでなく，公刊前の論考を電子データでメールして，理解の助けを提供して下さった。PROV訪問を含むオーストラリアのアーカイブズ訪問調査，前後の研究会を通じ，人間文化機構国文学研究資料館アーカイブズ研究系教授・安藤正人氏，国立国語研究所研究員・森本祥子氏，国文学研究資料館アーカイブズ研究系助手・前川佳遠理氏，慶應義塾大学大学院文学研究科・坂口貴弘氏には大変お世話をかけた。記して深く感謝申し上げたい。